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Fuja de reuniões improdutivas

 

Com certeza você já ouviu e já falou algumas dessas frases:

- “Reunião de novo?!”

- “Não adianta fazer reunião se não se resolve nada”

- “Todas as vezes que vou para uma reunião não resolvo o que tenho que resolver e saio com mais trabalho”

- “Reunião é perda de tempo”

 

Ao longo das minhas experiências, a única constatação que tenho é que em geral as pessoas não sabem fazer uma reunião produtiva e eficaz...

 

Gosto de compartilhar minhas experiências com você, principalmente quando aprendo com elas, mesmo que seja com situações ruins que aprendemos com os erros de outras pessoas.

 

Nessa semana, infelizmente participei de 1, 2, 3 reuniões extremamente improdutivas e desgastantes, em contextos totalmente diferentes - reunião de condomínio, reunião com cliente, e reunião na escola de minha filha.

 

Ao avaliar cada uma dessas reuniões em particular, posso elencar erros clássicos que foram cometidos pelos facilitadores na condução da reunião, veja algumas delas:

- Dificuldades em negociar com o grupo quando as opiniões são diferentes

- Falta de preparo técnico e conhecimento para abordar a pauta

- Desvio do foco/ objetivo da reunião

- Falta de respeito ao tempo determinado para a reunião e para a participação de todos os envolvidos

- Perda de controle na condução da reunião, gerando “bate boca”, e desgastes entre os participantes

- Falta de comprometimento e de soluções para as questões envolvidas

- Não envolvimento dos participantes, tornando-se um monólogo

- Falta de autonomia para representar a sua instituição

 

 

Diante desse breve resumo destaco à você o que se deve fazer para ter uma reunião produtiva. Portanto siga as dicas a seguir:

  1. Defina o assunto previamente e comunique aos participantes
  2. Faça com que todos os participantes estejam preparados para contribuir com a reunião
  3. Defina quem será o facilitador, que será o responsável pela reunião
  4. Determine o dia, o horário (início e término) e local da reunião
  5. Convoque somente as pessoas que estão envolvidas com o assunto a ser discutido
  6. Fique longe de muitos detalhes
  7. Prepare antecipadamente o ambiente para receber as pessoas (café, água, cadeiras, material a ser utilizado)
  8. Faça a ata - registre o que foi discutido, definido e próximas etapas (quando necessário)

 

Sigam as dicas e você terá sucesso em suas reuniões.

 

Até breve! E nos encontramos na próxima reunião.

 

 

           Elaine Moraes -Consultora Qualitas